Hvad du behøver at vide om det administrative jobtitelhierarki

Administrativt jobtitelhierarki

Forstår du det administrative jobtitelhierarki?



Selv mennesker, der har været inden for det administrative område i årevis, kan finde det komplekse web af jobtitler, organisationsstrukturer og forskellige ansvarsområder til tider lidt forvirrende. Erfarne administratorer kan finde sig i at stille spørgsmål, såsom:

  • Hvilke forskellige ting gør administrative officerer og administrative tilsynsførende typisk? (Officerer styrer normalt processer, mens Supervisors styrer processer, men også andre medarbejdere.)
  • Hvad er forskellen mellem en Office-administrator og en Office Manager ?
  • Er en administrerende administrator en administrerende direktør eller en person, der administrerer til ledere? (De administrerer normalt til ledere.)

(- Få mere klar med Assistenten - det gratis ugentlige nyhedsbrev nr. 1 lavet til assistenter af assistenter.)

Spørgsmålene fortsætter og fortsætter. Til sidst kan den mystiske ordning med administrative jobtitler få professionelle til at stille spørgsmålstegn ved, hvor deres egne titler passer ind i det overordnede landskab. Et lignende dilemma kan pusle jobjægere, der spekulerer på, hvilke administrative jobtitler de skal målrette i deres karrieresøgninger.



Forvirret over det administrative jobtitelhierarki

Lad os tydeliggøre det administrative jobtitelhierarki! Her er alt hvad du behøver at vide for at forstå de forskellige niveauer af admin-titler og også fortolke, hvad titlerne betyder.

En note før vi starter: De jobtitler, ansvarsområder og forventninger, vi dækker nedenfor, kan vises under flere niveauer. For eksempel kan en Office Manager være en startposition i en virksomhed og en højtstående position i en anden virksomhed, der har mere krævende kontorbehov. Derudover skal du bemærke, at denne liste dækker mange, men bestemt ikke alle, administrative jobtitler, du vil støde på.



Adgangsniveau administrative jobtitler

Adgangsniveau administrative jobtitler

  • Kontorkoordinator
  • Kontoradministrator
  • Kontorassistent
  • Kontorchef
  • Kontorassistent
  • Assistent i receptionen
  • Dataregistreringsekspert
  • Dataindføringsspecialist
  • Afdelingskoordinator
  • Administrativ koordinator
  • Administrativ assistent
  • Assistent til administrative tjenester
  • Administrativ hjælp
  • Administrativ medarbejder
  • Administrator
  • Junior administrativ assistent
  • Begivenhedsadministrator
  • Receptionist
  • File Clerk
  • Personlig assistent

Enhedsansvar for administratorjob

Entry-level administratorer gør normalt lidt af alt. De har muligvis en langsom dag med at organisere filer og udarbejde dokumenter og derefter komme på arbejde den følgende dag for at finde en indbakke fuld af forskellige anmodninger fra medarbejdere overalt på kontoret.

Medarbejdere ser til deres administratorer for enhver form for støtte, de har brug for til enhver tid. Mennesker i disse stillinger udfylder alle nødvendige ting rundt på kontoret, hjælper medarbejderne med at udføre deres bedste arbejde og holder kontoret i gang så smidigt som muligt.

Enhver entry-level administrator vil sandsynligvis finde sig selv:

  • Håndtering af kontorkommunikation - markering af organisatoriske telefonopkald, e-mails og traditionel mail
  • Vedligeholdelse af kontortjenester, herunder IT-ressourcer og faciliteter (Dette inkluderer tekniske spørgsmål og serviceanmodninger).
  • Samarbejde på tværs af afdelinger for at hjælpe med at planlægge begivenheder og initiativer
  • Koordinering af rejseplaner, udarbejdelse af rejseplaner og udfyldelse af reservationer
  • Planlægning og styring af kalendere
  • Vedligeholdelse af kontaktlister
  • Holder kontoret arkivsystem i orden
  • Repræsentation af kontorinteresser i forhold til eksterne associerede virksomheder, herunder leverandører, konsulenter og kunder
  • Oprettelse af fakturaer
  • Sporing og bestilling af kontorartikler
  • At sørge for kontor snacks og andre frynsegoder
  • At yde den nødvendige support til direktører, ledere og ledere
  • Holde organiserede delte kontorlokaler
  • Håndtering af indgående og udgående pakker og mail

For at håndtere den mangfoldige ansvarsliste tilstrækkeligt forventes administratorer på entry level normalt at:

  • Genkende og reagere på potentielle problemer
  • Tag initiativ til at løse problemer uafhængigt og kreativt (For at være så effektiv som muligt skal administratører på entry level være i stand til at træffe beslutninger og håndtere problemer uden at kræve input fra nogen anden.)
  • Kommunikere effektivt og respektfuldt med interne og eksterne interessenter i en række forskellige formater
  • Strategisk styre tid
  • Multitask og skift hurtigt opgaver for at fuldføre en række forskellige pligter uden at lade noget falde igennem
  • Organiser og behandl information, mens du også holder styr på fysiske emner og projekter for at maksimere produktiviteten
  • Bevar roen, når tingene går galt
  • Vær hurtig og forberedt til enhver tid
  • Husk nøgleoplysninger, da flere personer fremsætter mundtlige, håndskrevne og mailede anmodninger hele dagen
  • Arbejd hurtigt, men præcist

Midlertidige administrative jobtitler

Midt-niveau administrative jobtitler

  • Administrativ assistent
  • Kontorchef
  • Executive Assistant
  • Operations Manager
  • Administrationsservicechef
  • Administrativ support manager
  • Administrativ support specialist
  • Begivenhedsadministrator
  • Personlig assistent
  • Serviceadministrator
  • Rejsekoordinator
  • Administrativ specialist
  • Administrativ administrativ assistent
  • direktionssekretær
  • Forretningschef
  • Forretningsadministrator
  • Facilitetschef
  • Administrativ tekniker
  • Personaleassistent
  • Planlægning
  • Enhedsassistent

Midt-niveau administrator jobansvar

Ligesom entry-level administratorer gør mid-level administratorer lidt af alt. (Hvad kan vi sige; det ser ud til at være et kendetegn for det administrative felt). I modsætning til entry-level administratorer, mid-level administratorer gør normalt lidt færre, men langt mere specialiserede opgaver, såsom håndtering af lønningsliste. Midt-niveau-administratorer vil også ofte blive kaldt til at deltage i store missionsdrevne virksomhedsprojekter, herunder virksomhedskulturinitiativer, medarbejderbelønningsprogrammer og strategiske omlægninger.

Når administratorer er flyttet fra indgangsniveau til mellemniveau, har de derudover opbygget nok erfaring til at designe og implementere deres egne politikker til at forbedre virksomhedens drift.

Enhver administrator på mellemniveau finder sandsynligvis sig selv:

  • Implementering af kontorpolitikker og strategisk forbedring af eksisterende processer
  • Udvikling af initiativer relateret til virksomhedskultur og medarbejdernes wellness
  • Implementering af kritiske sikkerhedsprocedurer, herunder etablering af evakueringsplaner, kørsel af øvelser og oprettelse af bygningssikkerhed
  • Håndtering af lønningsliste
  • Planlægning af kontordesign og forbedringer af layoutet
  • Ombordstigning og ombordstigning af nye medarbejdere
  • Håndtering af driftsopgaver, herunder håndtering af medarbejderbelønningsfordele, parkering og vedligeholdelse af bygninger
  • Direkte bistand til ledere
  • Planlægning af begivenheder og møder
  • Koordinerende rejser
  • Planlægning og styring af kalendere
  • Oprette rapporter og nogle gange præsentere dem
  • Tilsyn med andre kontorpersonale
  • Opbevaring af bøger og optegnelser
  • At eje faktureringsprocesser
  • Bestemmelse af virksomheds informationsorganisation og arkitektur
  • Interaktion med kunder, leverandører, bygningsadministration og medarbejdere regelmæssigt
  • Kører større kontorprojekter, såsom renoveringer, installationer og kontordesigninitiativer
  • Styring af kontorbudget og økonomisk administration, fra håndtering af udgifter til implementeringsprocesser
  • Forhandling og sporing af kontrakter
  • Høring (og løser problemer i forbindelse med) klager
  • Løsning af medarbejderkonflikter

Multitasking administrativ assistent

For at kunne håndtere den forskellige liste over ansvarsområder forventes det normalt, at administratorer på mellemniveau:

  • Uafhængigt udvikle bæredygtige løsninger på problemer, når de opstår
  • Udnyt alle handelsværktøjer at forbedre og styrke processer
  • Tænk strategisk og forsyne ledere med god, storbilledevejledning
  • Håndter yndefuldt pres for at forblive en konstant pålidelig ressource til ledelsen
  • Prioriter arbejde på måder, der stemmer overens med virksomhedens mission
  • Brug altid skøn for at være en pålidelig indehaver af fortrolige oplysninger
  • Effektivt formidle meddelelser til en række forskellige målgrupper i en række forskellige formater
  • Forhandle og netværk for at oprette fordelagtige og tilfredsstillende forbindelser
  • Udnyt følelsesmæssig intelligens til at arbejde harmonisk og effektivt med andre
  • Anvend analytiske færdigheder til at informere vigtige forretningsbeslutninger
  • Forstå og fortolke komplekse oplysninger relateret til både abstrakte (forhold) og tekniske (lagerstyring) kontoransvar
  • Tilpas til skiftende krav og ansvar
  • Lede andre og delegere opgaver
  • Vejled projekter og arbejdsgange fra igangsættelse til afslutning
  • Fangsdetaljer både store og små
  • Lyt, opmuntre og lejlighedsvis give 'terapi' på arbejdspladsen

(- Få mere klar med Assistenten - det gratis ugentlige nyhedsbrev nr. 1 lavet til assistenter af assistenter.)

Administrative jobtitler på højt niveau

Administrativ assistent på højt niveau

  • Kontorchef
  • Executive Assistant
  • Senior Executive Assistant
  • Senior personlig assistent
  • Administrerende direktør
  • Administrationsdirektør
  • Direktør for administrative tjenester
  • Chief Operating Officer
  • Operations Director
  • Senior receptionist
  • Sambundsforbindelse
  • Chief Happiness Officer
  • Chief People Officer

Ansvar for administrationsjob på højt niveau

Som andre administratorer gør administratorer på højt niveau alt fra tid til anden. I positioner på højt niveau bliver det fokus, vi begyndte at se omkring midterniveauer, dog endnu dybere. Administratorer på højt niveau bruger normalt mere af deres tid på at arbejde med bestemte ledere eller arbejde på forretningsprocesser. Krydrede administratorer vil bruge det meste af deres tid på at sikre succes i deres fokusområde og langt mindre tid på at deltage i stykkevise problemer, mindre nødsituationer og andre mindre administrative opgaver.

Enhver administrator på højt niveau finder sandsynligvis sig selv:

  • Som hovedansvarlig på kontoret
  • At være den eneste kontaktperson på tværs af forskellige kontorteams under udvikling og udførelse af virksomhedsomspændende initiativer, politikker og processer
  • Lette og endda lede nye forretningsinitiativer og strategiske projekter
  • Rådgivning for at forbedre operationer og arbejdsgange for hele afdelinger
  • Udførelse af en række strategiske Human Resource-funktioner relateret til ansættelse af ansatte, fastholdelse og politikudvikling
  • Styring af andre afdelingsledere og ledere
  • Bestemmelse af, hvordan man bedst bruger virksomhedens ressourcer
  • At holde virksomhedens interessenter informeret om vigtige opdateringer og udviklinger
  • Styring og vejledning af hele det administrative supportteam og ofte også andre teams
  • Opsætning af mål for hele virksomheden og de enkelte hold
  • Overvåger alle ting relateret til daglig drift
  • Forfølger forretningsudviklingsmuligheder
  • Opretholdelse af vigtige eksterne strategiske forretningsforbindelser
  • At tjene som næstkommanderende for nøgledere og påtage sig et utal af ansvarsområder inden for denne kapacitet

For at kunne håndtere den forskellige liste over ansvarsområder forventes det normalt, at administratorer på mellemniveau:

  • Har mange års erfaring og dokumenterede succeser i en administrativ eller ledelsesmæssig kapacitet
  • Demonstrer strategiske og kritiske tænkningskompetencer, der konkurrerer med de ledere, de tjener
  • Besidder et overnaturligt øje for detaljer; disse mennesker husker alles navn, hver forfaldsdato og hvert nøglepunkt om politikker og processer
  • Kommuniker med alle og enhver for at få resultater
  • Manipuler deres tid, indtil det ser ud til, at de har flere timer om dagen
  • Demonstrer et engagement på investorniveau over for virksomhedens mission
  • Har en evne til at forbedre processer og styre arbejdsgange på en måde, der fremmer effektivitet såvel som goodwill
  • Bliv godt lide og respekteret af medarbejdere på alle niveauer og i alle afdelinger
  • Tag ejerskab af alle resultater, selv dem, der ikke direkte berører det daglige arbejde

(- Få mere klar med Assistenten - det gratis ugentlige nyhedsbrev nr. 1 lavet til assistenter af assistenter.)

Hvis du er i det administrative felt (især hvis du gennemsøger job), er vi sikre på, at du er stødt på din rimelige andel af administrative jobtitler. Vi vil meget gerne have din mening om det administrative jobtitelhierarki. Fortæl os hvilke titler vi har gået glip af, og del din indsigt nedenfor!

Særlig tak til O * NET OnLine , sponsoreret af US Department of Labor, for at opbevare en fantastisk database med beskæftigelsesoplysninger.