Den ultimative guide til offboarding af medarbejdere: Afslutcheckliste, interviewspørgsmål og tidslinje

medarbejder-exit-tjekliste

Der er utallige fordele ved en grundig ny ansættelsesretning fra fastholdelse af medarbejdere og loyalitet over for øget moral og produktivitet. Men hvad med medarbejderens påstigningsproces? Hvorfor skulle det have noget at gøre?



Tro det eller ej, en medarbejders sidste dage i en virksomhed kan være lige så afgørende som deres første. Derfor er det så vigtigt at have en medarbejderens afslutningstjekliste for at gøre processen så glat som muligt. Medarbejderadfærd ændrer sig med de skiftende tider. Som Gallups State of the American Workplace Report indikerer, at den moderne arbejdsplads ikke ser ud som før, da det var rimeligt at forvente, at en medarbejder tilbragte hele sin karriere i en virksomhed. Faktisk viser forskning, at årtusinder, der nu er største generation i arbejdsstyrken , job-hop mere end nogen anden generation .

De virksomheder, der blomstrer, er dem, der udnytter fordelene, vores moderne arbejdsplads har at tilbyde og behandler spændende medarbejdere som en mulighed. Når medarbejdere forlader, siger disse virksomheder imødekommende farvel med det formål at udvikle deres alumni-netværk, der fungerer som rekruttering, netværk og nye forretningsværktøjer. De byder boomerang-medarbejdere - dem, der er forladt virksomheden og vender tilbage - med åbne arme, velkendte, at de er tegn på en sund virksomhedskultur og glad arbejdsstyrke. Og endelig, mens de erkender, at det kan være svært at miste stort talent, ser de frem til de friske ideer, entusiasme og variation, som nye medarbejdere tilbyder.

For at drage fordel af de aktiver, som medarbejdere kan tilbyde, har virksomhederne brug for en grundig og elskværdig medarbejder offboarding og afslut tjekliste.



Tidslinjen for medarbejderens udgang

Medarbejderudgangen starter i det øjeblik, medarbejderen afleverer sit fratrædelsesbrev og slutter, når han går ud af døren på sin sidste dag. I løbet af denne tid vil HR-repræsentanten lede medarbejderen gennem en proces, der lovligt forlader ham fra virksomheden og samler sin institutionelle viden for den, der skal fylde skoene. Offboarding afsluttes med et exit-interview.

medarbejder-exit-tjekliste-tidslinje

Nedenfor har vi skitseret processen fra start til slut. Hav det sjovt med det! Ingen sagde farvel skal være trist.



Fjern papirarbejde

Når medarbejderen giver besked, skal HR-repræsentanten udfylde nedenstående punkter så hurtigt som muligt.

  • Få den afgangsmedarbejders opsigelsesbrev.
  • Giv skriftlig accept af dette fratrædelsesbrev.
  • Informer lønningsliste og IT om medarbejderens udtræden. Indtast oplysninger om medarbejderstop i HR-databasen.
  • Når det er relevant, skal du gennemgå erklæringer om interessekonflikter, aftaler om fortrolighed, aftaler uden konkurrence og fortrolighedsaftaler. Diskuter også eventuelle sanktioner, der gælder, hvis en aftale overtrædes.
  • Behandle gebyrer eller refusioner og lukke firmaudstedte kreditkort.
  • Bestem, om medarbejderen har nogen påløbet orlov, som han ikke har taget.
  • Behandle din medarbejders sidste lønseddel.
  • Giv din afgående medarbejder oplysninger om hans fordele (forsikring, 401k osv.).

Sørg for, at afgangen meddeles virksomheden

Nogle gange kan travle ledere overse dette afgørende trin og lade resten af ​​virksomheden blive overrasket, når den afgående medarbejders sidste dag kommer. Bekræft, at medarbejdernes afgang kommunikeres til hans team og dem i virksomheden, der vil blive mest påvirket af, at han forlader. Sørg for, at han ønsker held og lykke i sin næste rolle, og årsagen til hans afgang forklares, når det er relevant.

medarbejder-exit-tjekliste-annoucement

Giv den afgående medarbejder en checkliste ombordstigning

Dit job er ikke kun at give medarbejderen denne tjekliste, men at sikre, at han udfylder varerne Før hans sidste dag på kontoret. Spørg hans manager, om den afgående medarbejders afløser eller en anden på holdet skal skygge ham, før han forlader.

  • Tjekliste til offboarding af medarbejdere
    • Diskuter med din leder de arbejdskrav og forfaldsdatoer, du forventes at opfylde inden din afgang
    • Skriv en SOP ( standard operationsprocedure ) til din position. Blandt andet som en spændende medarbejder er du ansvarlig for at indstille din efterfølger til at lykkes i din rolle. Til dette formål skal du dele den institutionelle viden, der er nødvendig for at blomstre i din position. Dette inkluderer dine arbejdsgangsprocesser, og hvordan du udfører de opgaver, der er nødvendige for at opfylde din positions ansvar
    • Sørg for, at din efterfølger har de filer, som han skal henvise til, mens han er på jobbet, og at relevante teammedlemmer har de filer, de har brug for, fra dig fremad
    • Træn din afløser, hvis han / hun er tilgængelig
    • Afgør dine udgifter og godtgørelser
    • Returner din virksomheds computer, nøgler, nøglekort, firmaudstedte kreditkort, firmaudstedte mobile enheder osv.

Vis den afgående medarbejder din taknemmelighed

I dag er afgående ansatte et stort aktiv for deres tidligere arbejdsgivere. Alumni-netværk fungerer som værdifulde rekrutterings- og netværksværktøjer, der kan føre til din virksomheds næste superstjerne. Og tidligere medarbejdere vender ofte tilbage til virksomheden som klienter eller boomerang-medarbejdere med mere erhvervede færdigheder og indsigt. Af disse grunde er det bydende nødvendigt at sige farvel med taknemmelighed. Disse små bevægelser giver udbytte.

Gennemfør exit-interviewet

Udgangssamtaler bør betragtes som rent guld. Ved at give afgangsmedarbejdere et rum, hvor de kan tale ærligt om deres oplevelser i virksomheden, giver exit-interviews virksomheder uvurderlige indsigt i medarbejdermoral , virksomhedskultur og processer, der kan forbedres. HR kan bruge disse oplysninger til at give strategiske anbefalinger til seniorledelsen og til gengæld påvirke positive ændringer.

medarbejder-exit-interview

Så udnyt alt, hvad denne mulighed har at tilbyde, mens du holder tonen i samtalen festlig og lys. I begyndelsen af ​​disse interviews skal du sørge for at fortælle den afgående medarbejder, at alt, hvad han siger, er fortroligt og ikke vil være forbundet med hans navn eller omdømme. Nedenfor er en liste over afslut spørgsmål om interview som vi synes er nøglen til at få den bedste indsigt fra din afgående medarbejder.

Spørgsmål :

  • Berør medarbejderens oplevelse i hans rolle, og hvorfor han afgår:
    • Hvorfor har du besluttet at gå videre?
    • Hvad var den største faktor, der fik dig til at acceptere dit nye job?
    • Hvad kunne du lide og ikke lide mest ved din rolle?
    • Føler du, at du har værktøjerne, ressourcerne og arbejdsforholdene til at få succes i din rolle? Hvis ikke, hvilke områder kan forbedres, og hvordan?
    • Vil du overveje at vende tilbage til arbejde her i fremtiden?
  • Diskuter hans helhedsindtryk af virksomheden:
    • Hvordan vil du beskrive kulturen i vores virksomhed?
    • Hvis du kunne ændre noget ved rollen eller virksomheden, hvad ville du ændre?
    • Hvad kan virksomheden forbedre?
    • Hvad synes du, organisationen klarede sig godt?
    • Har du forslag til forbedring af medarbejdermoral?
    • Synes du ledelsen har tilstrækkeligt anerkendt medarbejderbidrag? Hvis ikke, hvordan tror du, at anerkendelsen kunne forbedres?
    • Har du nogen bekymringer om det firma, du gerne vil dele?
    • Er der noget, du føler, vi skal vide, eller som du gerne vil sige?

Gendan virksomhedens aktiver

Disse inkluderer blandt andet computere, firmaudstedte mobiltelefoner, nøgler, nøglekort og firmaudstedte kreditkort.

medarbejder-exit-tjekliste-til-dos

Efter afgang til dos

Når den afgående medarbejder er gået, skal du gøre alt for at hjælpe virksomheden med at tilpasse sig ændringen.

  • Omdiriger den tidligere medarbejders indgående e-mails og opkald til teamchefen
  • Få IT til at slette sin konto fra relevante systemer og ændre relevante adgangskoder
  • Opdater din virksomhedsorganisation og siddeplan
  • Rengør skrivebordet og forbered det til hans efterfølger

Husk, at medarbejderens ombordstigning ikke er et permanent farvel, men en del af et løbende forhold til en professionel i din virksomheds netværk. Så sigter mod at behandle den spændende medarbejder med respekt og taknemmelighed, og hold ham på en høj professionel standard.

Vi er nysgerrige - hvilke offboarding-strategier har fungeret i din virksomhed? Del dine anbefalinger i kommentarerne nedenfor!