Den administrative assistents karrierevej: Muligheder for at komme videre

Administrativ assistent karrierevej

En karrierevej til administrativ assistent kan gå i mange spændende retninger med masser af vendinger undervejs. Denne variable karrierevej eksisterer til dels på grund af en administrativ assistents omfattende liste over ansvarsområder, som kan omfatte alt og alt.



For eksempel skal du bare se på hvad Bureau of Labor Statistics Occupational Outlook Handbook siger Administrative assistenter gør:

”Sekretærer og administrative assistenter udfører en række kontor- og administrative opgaver, der er nødvendige for at drive en organisation effektivt. De bruger computersoftware til at oprette regneark; administrere databaser og forberede præsentationer, rapporter og dokumenter. De kan også forhandle med leverandører, købe forsyninger og administrere lagerrum eller virksomhedsbiblioteker. Sekretærer og administrative assistenter bruger også videokonference, fax og andet kontorudstyr. Specifikke jobopgaver varierer efter erfaring, jobtitel og specialitet. ”

Med andre ord,Administrative assistenter gør lidt af alt. Som et resultat af gør det hele , de fleste administrative assistenter har chancen for udforske det hele . Derfor kan en karrierevej til administrativ assistent se ud som en snoede vej med mange forskellige grene og gafler. For eksempel kan nogle administrative assistenter opleve, at de har en kærlighed til budgettering og forgrene sig fra den administrative vej til at forfølge finansiering.



Ambitiøse administratorer mangler aldrig muligheder for at bevæge sig op ad deres hold eller endda skifte afdeling og udforske nye roller. Hvis du er (eller du kender) en af ​​disse ambitiøse administrative assistenter, så lær alt om at komme videre inden for det administrative felt ved at udforske nedenstående tip, strategier og ressourcer.

Tips og råd

Administrativ assistent mål

Sæt SMART-mål.

Hvis du vil komme videre i din karriere, skal du sætte mål, og de bedste mål er SMART-mål. SMART-målsætningsstrategien bruges i vid udstrækning og accepteres bredt inden for brancher, fordi den er effektiv. Indstilling af SMART-mål hjælper med at sikre, at dine handlinger stemmer overens med dine ambitioner.



For at sikre, at dine mål er smarte, skal du designe dem til at være:

  • S specifikke
  • M lethed
  • TIL holdbar
  • R elefant
  • T navn-følsom

Hvis du f.eks. Vil udnytte din administrative erfaring til at opbygge en karriere inden for planlægning af begivenheder, ville du tage det brede mål og gøre det SMART.

  • Bestemt: Bliv tilknyttet begivenhedsplanlægger i din virksomheds marketing- og kommunikationsafdeling.
  • Målbar: Du kan måle de handlinger, du tager for at nå dine mål. For eksempel kan du måle de ansøgninger, du indsender, og de informative og formelle interviews, du gennemfører.
  • Opnåelig: Talrige mennesker inden for Marketing- og kommunikationsafdelingen har opfordret dig til at forfølge åbne stillinger, og du har mindst 10 store virksomhedsbegivenheder i din nuværende portefølje.
  • Relevant: Da du bruger omkring 50% af din tid på at planlægge begivenheder, som det er, så er dette mål bestemt relevant for din oplevelse.
  • Tidsfølsom: Marketing- og kommunikationsteamet annoncerede netop en udvidelse, der vil involvere 3 nye associerede begivenhedsplanlæggere. Når de først har postet positionerne online, bliver dette mål tidsfølsomt.

Prøv alt.

Da administrative assistenter gør lidt af alt, har de masser af muligheder for at opbygge en række færdigheder og udforske en bred vifte af interesser. For at komme videre i karrieren i den administrative assistent, prøv alt. Når nogen beder dig om at hjælpe med et nyt projekt, skal du prøve det. Hvis der er noget, du virkelig vil udforske, så tilbyde din hjælp. Jo mere du ved, og jo flere projekter du kan medtage i dit CV, jo mere klar vil du være til at gå videre.

Netværk

Netværk.

Alt-i-det-aspektet af en administrativ assistents arbejde involverer også at møde mange mennesker. Administratorer, der ønsker at bevæge sig op eller endda rundt i deres karriere, bør forsøge at få mest muligt ud af enhver organisk interaktion, de har gennem en gennemsnitlig arbejdsdag. Et par venlige ord i dag kan betyde, at du en dag bliver den første til at høre om en jobåbning.

Bed om mere ansvar.

Find endnu flere måder, du kan hjælpe på, især i de områder, du er interesseret i at udvikle eller komme videre til. (Det hjælper også med at overveje, hvilke områder der giver størst fordel for din virksomhed.)

Dokumenter dine fremskridt og succeser i alt, hvad du påtager dig, og udnyt derefter din oplevelse for at nå dine karrieremål.

I vores guide om at bede om en forhøjelse, Office Manager Megan anbefales ”At føre en detaljeret liste over alt hvad du gør og er ansvarlig for. At præsentere dem klart vil hjælpe dig med at validere din værdi. ” Træk listen op, når det er tid til at fortælle lederskabet, hvorfor du er klar til en forfremmelse.

Anmeldelse

Stræb konstant med at forbedre.

En af de bedste måder at navigere med succes og bevæge sig op gennem en administrativ karriere er simpelthen at dyrke og forbedre de eksisterende færdigheder og nå dit højeste potentiale. Du kan arbejde sammen med din manager for at hjælpe dig med at finde ud af:

  • Forbedringsområder
  • Områder, hvor du allerede udmærker dig og har potentiale til at mestre

Når du har identificeret disse områder, kan du arbejde sammen med din manager for at etablere en personlig udviklingsplan, der skitserer fokusområder og specifikke skridt, du kan tage for at forbedre og forbedre dine færdigheder.

Ressourcer og værktøjer

International Association of Administrative Professionals (IAAP) - Career Resources Center

Den internationale sammenslutning af administrative fagfolk (IAAP) går ind for enhver person, der er ansat i et administrativt erhverv. Organisationen leverer ressourcer, der hjælper fagfolk med at uddybe deres værdi for deres virksomheder og feltet som helhed. Deres karriere ressourcecenter er en god hjemmebase for enhver professionel, der navigerer i en karrierevej til administrativ assistent. Deres karriereressourcer inkluderer rådgivning om alle aspekter af karriereudvikling, fra genoptagelse til interview.

Administrerende assistentbegivenheder

Office Ninjas Adminingling Events Series

Ifølge begivenhedsseriens startside , 'OfficeNinjas 'Admingling-begivenheder bevæbner Ninjas med kraften i kollektiv intelligens gennem netværk med lokale administratorer i et livligt miljø, mens de deler udfordringer, brainstormer nye ideer og bytter løsninger.'

Disse afslappede netværksbegivenheder fremmer karriereudvikling ved at bringe administratorer sammen for at udveksle ideer og historier. En samtale ved en af ​​disse begivenheder kan føre til dit næste karriereflyt.

Eksempel på mål og strategier

Indstilling af strategier

Mål: Gå fra administrativ assistent til administrativ assistent

Strategien:

  • Brug dine ugentlige møder med kontorledelse på højt niveau for at lære om nuværende udækkede behov.
  • Tag initiativ og arbejde med at passe disse behov i dine eksisterende opgaver. (Dette er en særlig god strategi, hvis den direktør eller leder, du arbejder med ikke allerede har en Executive Assistant. I dette tilfælde kan du begynde at påtage dig aspekter af en Executive Assistant-rolle, når du fortsætter med dit nuværende ansvar.)
  • Anmod om feedback fra den udøvende direktør, og find ud af, om det ekstra arbejde, du laver, er nyttigt. Når du er sikker på, at du har vist ubestridelig værdi, skal du planlægge et møde. Diskuter dine mål og lær, hvad du ellers skal bruge for at blive administrerende assistent.

Mål: Gå fra administrativ assistent til Office Manager

Strategien:

  • Tag dig tid til at observere operationer rundt på kontoret.
    • Hvis din virksomhed allerede har en Office Manager, skal du observere de slags ting, personen i den stilling tager sig af.
    • Hvis din virksomhed mangler en Office Manager, skal du notere vigtige opgaver, der kan falde igennem revnerne.
  • Hvis din rolle indebærer tilstrækkelig fleksibilitet, skal du begynde at påtage dig nogle Office Manager-ansvar.
    • Hvis din virksomhed allerede har en Office Manager, så spørg personen i den stilling, om du kan gøre noget for at hjælpe. Forklar, at du er interessant med at blive Office Manager en dag, og find ud af, om den nuværende Office Manager har specifikke karrieremål. Ved at give dig nogle opgaver, der hjælper dig med at lære, kan den nuværende Office Manager også frigøre tid til at forfølge karriereudviklingsinteresser.
    • Hvis din virksomhed mangler en Office Manager, skal du bare komme i gang med områder, der er mest interesserede for dig. Sørg for at dokumentere yderligere opgaver, du påtager dig, og tjek ofte ind med dig selv for at sikre dig, at ingen af ​​dine hovedopgaver falder igennem revnerne.

Mål: Gå fra administrativ assistent til personalespecialist

Strategien:

  • Identificer områder i dit job, der har betydelig overlapning med Human Resources-funktioner.
  • Brainstorm måder, du kan forbedre disse jobområder på, og overvej endda yderligere opgaver, du kan påtage dig for at øge den procentdel af tid, du bruger på Human Resources-funktioner.
  • Fortæl din vejleder om dine interesser, og del de ideer, du brainstormede. Sørg for, at din vejleder godkender dine planer og viser en vilje til at hjælpe med at dokumentere dine fremskridt og succeser inden for HR-områder.
  • Opret informationssamtaler med det nuværende personale på HR. Før dit møde skal du identificere en bestemt rolle, du måske vil udføre. Del under mødet, hvad du har lavet i din nuværende rolle, og find ud af, hvilken anden oplevelse du muligvis skal overveje for din målposition.
  • Saml den rådgivning, du har modtaget fra Human Resources og din vejleder for at oprette en trinvis handlingsplan, der får dig til at gennemføre alle de anbefalede handlinger og anvende til din målposition inden din næste årlige gennemgang.

Har du erfaring med at navigere i karrieren i den administrative assistent? Vi vil meget gerne høre, hvad du har lært undervejs. Del din viden i kommentarerne nedenfor.