16 ubestridelige færdigheder fra de bedste administrative assistenter i 2021

sn_2017_stateofoffice_report_cover_v4_indd

En fantastisk administrativ assistent kan være en virksomheds hemmelige våben.



“Administrativ assistent” plejede at være synonymt med ting som planlægning, bogføring og arrangering af rejser. Ikke sådan i dag .

Mens disse funktioner stadig er en vigtig del af jobbet, har disse administratorer i dag til opgave med meget mere. Ofte påtager sig administratorer strategiske funktioner i frontlinjen, der traditionelt henvises til HR eller operationer - ting som ombord nye ansættelser og begivenhedsplanlægning.

Moderne administratorer har også ofte til opgave at styre både intern og ekstern virksomhedskultur gennem en software til medarbejdergenkendelse synes godt om montage - som er gratis.



Mere og mere er det vigtigt at opretholde en positiv kontorkultur for at rekruttere og fastholde toptalenter, engagerende medarbejdere og inspirere dem til at yde deres bedste. En virksomheds administrator har meget ofte til opgave at have kulturrelaterede ansvar som at planlægge off-sites, administrere frynsegoder som kontor snacks og generelt opretholde kontorstemningen.

Når det kommer til stykket, forventes det, at administratorer holder tingene kørende, uanset hvad det kræver. Tænk på dem som 'utility player' i baseball. De er Jacks- og Jills-of-all-trades, der forventes at udføre på et højt niveau i masser af forskellige situationer.

(- Få mere sh * t færdig med Assistenten - det gratis ugentlige nyhedsbrev nr. 1 lavet til assistenter af assistenter.)



Så det giver mening, at nutidens administratorer har brug for en bred vifte af færdigheder for at få succes i denne udfordrende rolle.

Men hvad er denne liste over administrative færdigheder? Og hvad adskiller de gode admins fra de store? Hvilke faglige udviklingsideer til administrative assistenter skal du følge?

Det er præcis, hvad vi spurgte vores samfund af rockstar-admins. Her er færdighederne til administrativ assistent, der virkelig betaler regningerne.

Vi undersøgte for nylig over 1.273 Executive-assistenter i vores Facebook-gruppe Group of Executive Assistant og fandt det mandag.com var deres foretrukne produktivitetsværktøj at bruge.

Indholdsfortegnelse

1. At kende alle ressourcerne

Når du er administrativ assistent, stoler alle altid på, at du har en løsning til ethvert problem eller et værktøj, der kan bruges til ethvert behov.

Stand-out-administratorer holder sig foran de stillede spørgsmål ved at opbevare en database eller Excel-fil med nyttige værktøjer og go-to-ressourcer.

lære dig isbrydere at kende

Start din egen go-to-liste med nogle af vores foretrukne 'hemmelige våben'.

Assistenten : Overvej dette freemium ugentlige nyhedsbrev som din genvej til at vide om alle ressourcerne, herunder nyttig software og tidsbesparende teknologi. Bliv opdateret ved at have en sammenfatning af ressourcer, der leveres til dig på et sølvfad (aka smukt formateret e-mail) hver uge. Tilmeld dig gratis her!

Andre nyttige ressourcer:

2. Kreativ problemløsning

Hvis du vil lære at være en god administrativ assistent i 2021, skal problemløsning være i din værktøjskasse. Da en administrators hovedansvar er at holde tingene i orden, er problemløsning en uundværlig færdighed. Med fjernarbejde og fleksible tidsplaner stigende, kræver dagens moderne arbejdsplads en ny type kreativ tænkning for at holde alt kørende.

Chelsea Hnat, administrerende assistent for administrerende direktør for avancerede kvindelige ledere, fortæller os hvorfor:

chelsea-hnat”Administrative assistenter er i en unik position til at være polymater - de kender til så mange forskellige aspekter af deres arbejdsmiljø og ses som et valg til problemløsning.

Jo mere de er i stand til effektivt at foretage fejlfinding, jo mere værdifulde bliver de i deres position, fordi de holder alt i gang. ”

Kreativitet og evnen til at improvisere er ifølge Hnat en nødvendig del af ligningen hos virksomheder af enhver størrelse.

chelsea-hnat'Jeg kan se dette i både små og store virksomheder, men i et lille firma som min er virkningen af ​​disse admin-færdigheder monumental og får dig virkelig til at blive bemærket.'

3. Korrekt etikette

Administratorer grænseflade med mennesker hver eneste dag. Alle mulige mennesker.

Ligesom Office Managers , Admins er en af ​​de få personer i en virksomhed (bortset fra måske CEO eller senior HR-personale), der beskæftiger sig med medarbejdere på alle niveauer.

Dette er selvfølgelig ikke begrænset til interne interaktioner. Admin-rollen er næsten altid fremadrettet. Hvis du er administrator, er du ofte gatekeeper for en afdeling eller en direktør, der håndterer indgående opkald, når ud til leverandører eller taler direkte med højtstående ledere hos andre virksomheder.

Derfor er gode manerer og etikette så vigtige. Admin Elizabeth White-Peters forklarer og fortæller os, at manerer er 'en mistet kunst, der leder en gennem mange udfordrende omstændigheder.'

Ifølge White-Peters er en af ​​hemmelighederne ved at beherske manerer kunsten at lytte. Hun siger,

Elizabeth-white-peters'[A] rockstar [admin] lytter ikke kun til ordene, men til tone og kropssprog for at læse mellem linjerne.'

isbryder til holdmøder

Her er et eksempel på, hvad hun mener:

Elizabeth-white-peters”Telefonen ringer. Det er en forværret stemme, der kræver at tale med manager. Mens han smiler og er høflig, vurderer en administrator hurtigt situationen. Baseret på virksomhedskulturen kunne flere handlinger finde sted: man kunne tage en note og forsikre den, der ringer op, den blev videregivet, man kunne sætte den, der ringer op, på hold og bestemme, hvordan man afbryder lederen / overfører opkaldet, eller man kan prøve at løse problemet direkte.

Ved at lytte til sprog og tone kan man bestemme, hvilke handlinger der skal foretages. Hvert trin på vejen med høflig kommunikation øges potentialet for at håndtere situationen til de bedste resultater for den, der ringer op og lederen.

'Please' og 'tak' bemærkes af begge. Med erfaring vil administratoren lære af lederen, hvad der fungerede godt og således vide, hvordan han skal håndtere den næste begivenhed. ”

Administratorer har vist sig at have brug for en høj følelsesmæssig IQ og evnen til at læse mennesker og reagere i overensstemmelse hermed.

Fire. Følelsesmæssig intelligens

Følelsesmæssig intelligens henviser til en evne til at forstå - og endda påvirke - følelser i os selv og andre. De mest succesrige administratorer har følelsesmæssig intelligens i spar. Her er hvorfor:

lær dig dine aktiviteter at kende
  • Følelsesmæssig intelligens gør folk lette at arbejde med. Administratorer, der er tilpasset andres følelser, opnår bedre resultater fra forhandlinger og andre interaktioner. Følelsesmæssig intelligens oversættes til bedre resultater i behandlingen af ​​alle mennesker og alle situationer, hvilket gør det til en must-have-færdighed for administratorer, der skal anmode om arbejde, udføre arbejde og forhandle om arbejde med masser af mennesker.
  • Følelsesmæssig intelligens hjælper folk med at styre andres følelser. Denne evne til at læse mennesker hjælper administratorer med at forudse behovene hos chefer og andre vigtige medarbejdere. At gætte for eksempel, at en chef er utilfreds med en rapport, giver en ambitiøs administrator chancen for at vinde fordel ved at omdirigere eller omformulere samtalen.
  • Følelsesmæssig intelligens gør konfliktløsning til en leg. Forståelse følelser gør det lettere at håndtere følelser, selv negative. Og at vide, hvordan man håndterer følelser, giver Admins værktøjerne til at løse enhver konflikt.
  • Følelsesmæssig intelligens gør stress lettere at håndtere. Følelsesmæssigt intelligente administratorer kan genkende tegnene på deres egen stress og indse, at det er tid til en meditationspause.

5. Fremsyn og forventning

De bedste administratorer behøver ikke at få at vide, hvad de skal gøre. De foregriber løsningen, før problemet endda bliver et problem. Disse administratorer stiger fra at være super hjælpsomme til at være uundværlige, de hemmelige våbenbosser kan bare ikke leve uden.

Kelly Todd startede sin karriere som EA og støttede to eksekutører i et HGTV-baseret produktionsfirma. I hendes sind var det hendes evne til at foregribe, der virkelig fik hende til at skinne.

kelly-todd-citat“At være opmærksom på detaljerne vil virkelig føre dig langt, fordi disse ledere kræver perfektion, og så pæne som de kan være, vil de have, at ting skal gøres rigtigt, og dit job ... er at gøre deres liv lettere.

Hvis du kan være et skridt foran chefen, f.eks. 'Jeg passede på at tage denne reservation til dig, fordi jeg ser i kalenderen, at du er blokeret.'

Denne forventning og den slags beredskab ud over dem vil virkelig få dig til at skille sig ud for dem ....

[Admin] kan være Execs bedste ven, og hvis de tænker et skridt foran dem, vil du skille sig ud. ”

Chelsea Hnat er enig:

chelsea-hnat'Da deres arbejde involverer så mange forskellige aspekter inden for en virksomhed, har de en klar evne til at forudsige potentielle udfordringer og resultater.'

6. Multitasking

Tidligere har vi argumenteret for det multitasking er en myte, der ødelægger produktiviteten . Vores hjerner er ikke kablet til at udføre mere end en højt niveau opgave ad gangen, så den bedste strategi er at prioritere og slå dem ud en efter en.

Vi anbefaler at bruge en software som mandag.com til at oprette, spore og overvåge dine daglige opgaver. Der er en gratis prøveperiode, som du kan tilmelde dig her .

Og selvom dette stort set er sandt - skal du for eksempel ikke prøve at skrive en økonomisk model, mens du er i et salgsopkald - nogle af en administrators kerneansvar kræver, at de slår opgaverne ud samtidigt.

Det skyldes, at ud over det større, mere strategiske ansvar falder roteopgaver som arkivering eller planlægning stadig ofte til administratorer. At være i stand til at få disse gjort hurtigt - eller samtidigt - er en stor fordel. De bedste administratorer gør det ubesværet.

Stephanie Merritt, administrativ assistent hos Bonitz, forklarer:

stephanie-merritt“Den øverste færdighed, som en administrativ assistent er, er evnen til at multitaskere. Jeg ved, at jeg normalt har et par ting, der foregår på samme tid, og jeg skal være i stand til at gøre begge dele på samme tid.

For eksempel: Jeg er nødt til at lave hotelværelser til vores underentreprenører, mens jeg er i telefon, kan jeg svare på e-mails eller færdiggøre noget papirarbejde. ”

7. Tilpasningsevne

Som vi tidligere har bemærket, er en administrators listeansvar bred og varieret. Ofte betyder det at være i stand til at stoppe på en krone og dreje mod et helt uafhængigt projekt. Ting ændrer sig hurtigt, og de bedste administratorer kan reagere og tilpasse sig let.

For eksempel, hvis chefen pludselig afslører en spontan rejse, der vil sende hende ud af kontoret i de næste to uger, skal hendes administrator springe til handling og rydde hendes tidsplan, mens han effektivt kommunikerer med alle berørte parter for at undgå sårede følelser og blå mærker . I denne situation er der ikke tid til at stresse og bruge timer på at beslutte, hvad de skal gøre.

Her er Merritt igen for at forklare:

stephanie-merritt”Den anden dygtighed ville være i stand til at ændre det, du arbejder på med et øjebliks varsel. Jeg kan være midt i noget, og min chef går ind og siger, at han har brug for noget nu, jeg skal stoppe, hvad jeg laver, og gøre, hvad han har bedt om mig, så komme tilbage på sporet for, hvad jeg lavede, før han kom at se mig.'

Det er et nøglepunkt - det handler ikke kun om hurtigt at skifte opgave, det handler om at kunne komme tilbage på sporet, når du skifter tilbage. Når alt kommer til alt er der meget lidt, som en administrator gør, det er ikke vigtigt.

tak gave til kollegaen

8. Omhyggelig organisation

Det kan virke som en no-brainer, men det er super vigtigt. Når du arbejder på masser af forskellige projekter, har du ikke tid til at spilde duplikationsarbejde på grund af manglende organisation. Plus hjælper organisation med at reducere stress, og det forhindrer også vigtigt arbejde i at 'falde igennem revnerne' både bogstaveligt og billedligt.

Når det kommer til, hvordan du bliver organiseret, hævder Stephanie Merritt, at der kun er én regel - uanset hvad der fungerer for dig:

stephanie-merritt”Ingen to mennesker arbejder ens. Jeg kan godt lide at afslutte et projekt, før jeg starter på et andet. Men det er ikke altid muligt, så jeg skal have påmindelser for at fortælle mig at afslutte det første projekt, jeg arbejdede på.

Alle har deres egne organisatoriske færdigheder og ved, hvad der fungerer bedst for dem. Jeg er en syn. Jeg bruger kalenderen meget. Jeg har også ting i min etage, så jeg kan holde trit med alt.

En pige, som jeg arbejder med, bruger stakke på skrivebordet, så hun kan være sikker på, hvad hun arbejder på, er færdig. ”

Uanset hvad din metode er, er organisation bestemt en must-have administrator færdighed.

(- Få mere sh * t færdig med Assistenten - det gratis ugentlige nyhedsbrev nr. 1 lavet til assistenter af assistenter.)

9. At have et 'tjeners hjerte'

Først opfundet af Robert Greenleaf, udtrykket “ tjener-leder ”Har for sent kommet ind i ledelsesleksikonet. Det refererer til en ledelsesstil, der sætter andres trivsel først. I praksis betyder dette at fokusere på personlig og faglig udvikling og se på ens hovedansvar for at være at støtte ens teams succes.

Denne idé om 'service' er lige så vigtig i Admin-rollen som den er i en lederrolle.

valerie-gomez”Dette er meget vigtigt. En rockstjerne-direktør eller administrativ assistent VIL tjene deres leder - hvad enten opgaven er stor eller lille. En stærk administrator ved, at ved at hjælpe med at nå deres chefs mål, vil de nå deres egne. '

-Valerie Gomez, administrativ assistent hos ADP

Store administratorer er uselviske og ved, at deres vilje til at komme ind på holdet hjælper med at sikre både holdets succes og deres egen.

10. Resourcefulness

Evnen til at improvisere, tænke på dine fødder og komme med løsninger på fluen er et af de vigtigste træk, som en administrator kan opfange. Valerie Gomez forklarer hvorfor:

valerie-gomez”Jeg har endnu ikke koordineret en begivenhed, der foregår uden problemer, uanset hvor omhyggelig jeg planlægger. Uanset om der er en sidste minutændring i antallet af medarbejdere, som du allerede har budgeteret for, eller en systemfejl i skærmdisplayet 5 minutter før din chefs præsentation er planlagt til live.

Du skal være i stand til at tænke på dine fødder - uanset problemet, vil en rockstar-administrator finde en løsning! ”

Elizabeth White-Peters er enig i, at opfindsomhed er et nøgleegenskab, idet han siger:

Elizabeth-white-peters”Jeg ser AA'er som MacGyvers (husker det show fra 90'erne?), Der har hænderne på lidt af alt, er i stand til kreativt at løse problemer og er i stand til at stille de rigtige spørgsmål tidligt for at forhindre eventuelle huller i projekter eller uventede udfordringer. ”

spirit uge ideer til arbejde

11. Grus

Vi kender alle Murphys lov - alt, hvad der kan gå galt, går galt.

Nå, erhvervslivet er ikke immun - langt fra det. Enhver, der nogensinde har styret et projekt, ved, at udfordringer er uundgåelige.

Det samme gælder administratorrollen. På et eller andet tidspunkt vil tingene gå sidelæns. Servere går ned, telefonsystemer går ned, leverandører flager, flyvninger annulleres, folk holder op.

Dette handler ikke kun om at være ressourcefuld. Det handler om at være stærk nok til at stå op til enhver situation. En rockstar Admin smuldrer ikke under pres. De bedste holder ud, står op til lejligheden og får arbejdet gjort. Det er sandt grus.

Her er hvordan administratorer kan dyrke ægte grus, undertiden kaldet modstandsdygtighed:

  • Omgang med kolleger. Socialisering frigiver oxytocin, hvilket reducerer følsomheden over for stress.
  • At bede om råd. Nogle gange er et andet perspektiv alt, hvad vi har brug for for at komme igennem hårde tider.
  • Fokus på tankegang. Folk kan kun kontrollere linsen, som de ser verden igennem, men de kan ændre deres synspunkter fra negativ til positiv med en simpel ændring af perspektivet.

12. Effektiv kommunikation

Der er ingen form for kommunikation, som administratorer ikke rører ved. De skal være kloge i telefonen, skrive gode e-mails og have projekttillid, når de taler til medarbejdere på alle niveauer ansigt til ansigt. Ofte skal de skrive kommunikation over hele virksomheden eller endda sammensætte visuelle præsentationer på vegne af deres chef.

Ligegyldigt hvad mediet er, deres kommunikation skal være klar , direkte og kortfattet. Dette gælder især for administratorer, der arbejder tæt sammen med ledere. Administrerende direktører og andre seniorledere ønsker ikke at sprede, vandre eller nogen anden slags køre rundt - de vil have effektiv kommunikation det er helt rigtigt.

At lære den mest effektive måde at gøre det på hjælper med at adskille de gode administratorer fra de store.

Virtuelle assistenttjenester og administratorer, der ønsker at skærpe kommunikationsevner, kan få hjælp fra en go-to review-ven. Denne person er klar til at levere afslappet feedback om ansigt til ansigt-scripts, e-mails og alt andet. De udfører ikke en grundig gennemgang; de peger simpelthen på områder, der bare ikke giver mening.

Selv efter blot et par gennemgangsrunder vil administratorer se forskellige veje for at øge klarheden i deres kommunikation.

10 års jubilæumsgave til medarbejderne

13. Teknisk Savviness

Administratorer og teknologi går slags hånd i hånd i disse dage. Det er ikke kun e-mail længere - det forventes, at administratorer er dygtige i en bred vifte af integrerede apps og platforme.

Vi taler om kommunikationsapps som Slack, kalendersystemer som Roligt , faktureringssystemer, platforme til rejsereservation, HR-systemer som TriNet eller software til medarbejderinddragelse som f.eks Quantum Workplace , 15Fem eller TINYpuls . (Læs Quantum Workplaces fantastiske guide til køb af medarbejderengagementsoftware .)

Det er meget teknisk.

Når ting går galt, kan du ikke altid stole på it-personale. Faktisk, hos mindre virksomheder, kan administratoren faktisk være defacto tech fyr eller gal. Hvis du kan genstarte en nedbrudt computer, skal du ace kritisk tænkningstest , udgiv et blogindlæg på WordPress eller endda bare genstart internettet, du har et ben i Admin-spillet.

Så hvordan kan administratorer polere deres tekniske klogskab? De kan starte med at oprette en liste over ofte anvendte teknologier og identificere, hvilke værktøjer de er mindst fortrolige med. Derefter gør øvelse mester. Vi anbefaler at blokere en time hver dag for at eksperimentere med forskellige teknologier, lære systemerne at kende og gennemse værktøjerne ' Hjælp og Fællesskab sider. Mange af disse sider har skattekilder af ressourcer, som de fleste aldrig engang ser efter; nogle sider har endda 24/7 chatgrænseflader eller telefonlinjer, der drives af tekniske eksperter, der kan besvare ethvert spørgsmål. Når den næste store tekniske vanskelighed opstår, kan den store løsning være lige så let som at vide, hvor man skal hen for at få hjælp hurtigt.

14. Big Picture Thinking

Trusted Admins er ofte de facto rådgivere til seniorledelse. De kan fungere som et klangbræt for nye ideer, foreslå nye processer eller endda veje ind på ansættelsesbeslutninger.

De bedste administratorer giver værdifuld indsigt ved at komme med anbefalinger baseret på en forståelse af en virksomheds forretning og dens kultur. At vide, hvordan man tænker på ting i sammenhæng med en større helhed, er kritisk.

Tænkning i stort billede lyder måske som noget, der bedst overlades til verdens visionærer, men i sandhed kan alle dyrke evnen til at tænke fremad. Overvej at køre. God defensiv kørsel indebærer scanning fremad for at se, hvor vejen fører dig. Den samme teknik gælder for abstrakte begreber som virksomhedsmål. Hvilken vej baner du for din virksomhed med de handlinger, du tager i dag? Hvilke forhindringer forventer du at konfrontere? Når du først kan visualisere disse ting, kan du forberede dig på dem.

15. Opmærksomhed på detaljer

Hvis storbilledtænkning betyder noget, er bagsiden også sand. Detaljer er vigtige i administratorarbejdet, og det er uundværligt at have et skarpt øje for dem.

Tænk over det - meget af, hvad en administrator gør, er relativt højt indsats. Hvis du ikke får den eksekvering på en flyvning, kan hun muligvis ikke lukke den næste finansieringsrunde, som din virksomhed har brug for for at holde lyset tændt.

Hvis du ikke får en fin leverandør betalt til tiden og til det rigtige beløb, kan de muligvis vende om og sagsøge din virksomhed. Eller værst af alt… en vildfarende fejl fra din side kan få din chef til at se dårlig ud.

Kvalitetskontrol, når det kommer til detaljer, er et stort aktiv for enhver administrator.

16. Prioritering

Gennem kunsten at prioritere kan administratorer omdanne en opgaveliste til en liste over uvurderlige præstationer. En evne til at skelne mellem “missionskritiske opgaver” og “opgaver, der kan vente” viser upåklagelig dømmekraft, ledelsesevner og en tilpasning til virksomhedens værdier. Bedst af alt viser prioritering kompetence og inspirerer tillid fra ledere, der er begejstrede for, at de ikke behøver at holde i hænderne.

Prioritering kan også være nøglen til at bevare roen, mens du står over for en opgaveliste, der multipliceres med den anden. Manglende fokus i disse situationer fører til panik, og panik dræber produktiviteten. Dykning lige ind i et par kritiske opgaver og indgivelse af trivielle gør, at prioriteret arbejdsgang bevæger sig, samtidig med at man reducerer stresset ved at prøve at få alt gjort.

Administratorer kan øge prioriteringsevnerne ved at lytte omhyggeligt under møder og afslappede chats for at absorbere konteksten bag forskellige opgaver og bedre bedømme deres betydning. Vi anbefaler også at gå gennem opgavelisten og spørge: 'Hvad påvirker dette?' De sande prioriteter vil snart dukke op.

(- Få mere sh * t færdig med Assistenten - det gratis ugentlige nyhedsbrev nr. 1 lavet til assistenter af assistenter.)

Vi håber, at du lærer at udvikle færdigheder i administrativ assistent, der tager dig til det næste niveau! Så hvad siger du? Ser du dig selv som en legendarisk administrator? Hvilke er dine foretrukne tips og tricks til administrativ assistent? Vær ikke genert, så lad os det vide i kommentarerne nedenfor.